República Bolivariana de Venezuela
Ministerio del Poder Popular para la Educación
Universitaria
U. P. T. A “Dr. Federico Brito
Figueroa”
ACTIVIDAD 1:
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y
SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN PARA LA GERENCIA
Autores:
Borges, Hamilton
Garrido, Alexandra
Flores José Ignacio
Flores José Ignacio
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
GERENCIAL
Cuando
hacemos referencia a los Sistemas de Información Gerencial o mejor conocidos
como SIG, definimos que son una colección de sistemas de información que
interactúan entre sí y que proporcionan información tanto para las necesidades
de las operaciones como de la administración.
Así
mismo se define SIG como: Un sistema integrado usuario –maquina, el cual
implica que algunas tareas son mejor realizadas por el hombre, mientras que
otras son muy bien hechas por la máquina, para prever información que apoye las
operaciones, la administración y las funciones de toma de decisiones en una
empresa.
El
sistema utiliza equipos de computación y software, procedimientos, manuales, modelos
para el análisis la planeación el control y la toma de decisiones y además una
base de datos.
Este
sistema de información gerencial se puede informar como una estructura
piramidal, de la siguiente forma:
2.-El siguiente nivel comprende los recursos de
información para apoyar las operaciones diarias de control.
3.-El tercer nivel agrupa los recursos del sistema de
información para ayudar a la planeación táctica y la toma de decisiones
relacionadas con el control Administrativo.
4.-El nivel más alto comprende los recursos de
información necesarios para apoyar la planeación estratégica y la definición de
política de los niveles más altos de la administración.
Es
importante destacar algunas Características de los Sistemas de Información Administrativos,
como lo son:
Comprensibilidad: Debe ser elaborado en forma correcta y contener términos y símbolos
adecuados para que el receptor lo interprete debidamente.
Confiabilidad: Es necesario quesea preciso, congruente con el hecho, real y
comprobable desde la fuente y todo el proceso de transmisión.
Relevancia: Debe ser esencial para el área de responsabilidad de actuación del
administrador.
Integridad: Tiene que contener los hechos que el administrador necesita para tomar
decisiones y resolver problemas.
Concisión: debe omitir materias ajenas al asunto, resumir la información clave y
dejar a un lado los detalles y los datos que no tienen relación con el sistema
de información administrativa.
Oportunidad: Tiene que estar disponible en el momento en quesea necesaria para la
actuación del administrador, pues anticipada podría ser olvidada o mal usada, y
retrasada no tiene valor.
Calidad: Es el grado de precisión con el cual la información retrata la
realidad, a un costo razonable, para su procesamiento y distribución.
Ahora bien,
hablando un poco de Los Sistemas Administrativos, expresamos que estos son de
gran importancia para el funcionamiento de cualquier entidad, ya que sin ellos
las pérdidas y ganancias serían a suerte, es decir no habría un control del
manejo tanto contable como administrativo, de entradas y salidas de productos,
materias primas, e inventarios en general. Además, que estos sistemas facilitan
al personal administrativo el manejo y transmisión de información con gran
rapidez, dando saldos de cuentas contables para la elaboración de análisis, y
demás recursos que sean necesarios para tener una buena contabilidad en la
empresa.
Los
procedimientos contables deben estar sumergidos en el sistema administrativo,
para de esta forma no solo sea entendible para el personal de la empresa, sino
que también a la hora de cualquier inspección de algún agente externo como los
auditores o algún ente gubernamental, como el SENIAT, hacienda municipal, u
otros, estas personas puedan detectar y entender con facilidad cualquier
anormalidad, o simplemente evaluar y perfeccionar cualquier movimiento.
El sistema administrativo en la mayoría
de las organizaciones incluye a muchos participantes con habilidades y
capacitación especializadas. Muchos especialistas con adecuada capacitación
están en posiciones administrativas: investigación y desarrollo, expertos en
comunicaciones y psicólogos y sociólogos industriales.
El sistema administrativo moderno no
está integrado por una sola persona que tenga conocimiento y poder absolutos;
está formado por un equipo de especialistas capacitados que contribuyen con sus
habilidades al buen desempeño de la organización. Normalmente son los
“catalizadores” que ayudan a la organización a utilizar y adaptar los nuevos
avances tecnológicos.
Gracias a la tecnología, los sistemas
administrativos han ido evolucionando con el pasar del tiempo, mejorándolo
grandemente para el beneficio de la empresa, aportando información eficaz y
confiable que antes era como un estimado, y ahora se da prácticamente exacta,
informaciones tales como los consumos de materiales (costos), vida útil de
activos, amortizaciones, depreciaciones, y otros procesos que antes se tomaban
por estimaciones.
Un sistema
administrativo contiene datos acerca de todas las operaciones efectuadas por
una organización y ayuda a los administradores a tomar decisiones y desarrollar
sus funciones. Estos sistemas se diseñan para las actividades de seguimiento,
control, toma de decisiones y las actividades administrativas de la gerencia.
Proporcionan reportes periódicos en vez de información
instantánea sobre las operaciones.
Estos
sistemas establecen estrategias para la obtención de información financiera, a
fin de lograr el control del personal de una empresa. Se llama software
administrativo a los programas de contabilidad o paquetes administrativos,
destinados a sistematizar y simplificar las tareas de contabilidad. Los
sistemas administrativos guardan una estrecha relación con la Ofimática por
cuanto son aplicaciones que complementan el equipo diseñado para procesar
información dentro de una organización. Ambos conforman la tecnología de punta
que facilita el trabajo de los administrativos.
Los Tipos
de Paquetes Administrativos pueden oscilar en:
·
Financiera: sistema de información orientado a
proporcionar información a terceras personas relacionadas con la empresa.
·
Fiscal: sistema de información orientado a dar cumplimiento a las obligaciones tributarias de las organizaciones.
·
Administrativa: servicio de información al servicio de
las necesidades de la administración, destinada a facilitar las funciones de planeación, control y toma
de decisiones.
El software libre
Puede ser usado, modificado
y distribuido sin restricciones, lo que promueve la participación y difusión
del conocimiento entre sus usuarios, evita que se realicen copias ilegales (ya
que en nuestro caso se puede hacer libremente) y a la hora de trabajar con o
para la Administración en temas relacionados con la informática no favorece a
ninguna empresa o individuo, ya que en principio toda persona que tenga acceso
a un PC puede utilizar y conocer el software libre en las mismas condiciones. Aunque
en general esto no sea importante para el usuario doméstico, en una
Administración es una gran ventaja, ya que le da independencia tecnológica; al
disponer o poder disponer de personal capaz de leer y escribir el código de los
programas es posible modificarlos para añadir funcionalidades o corregir
errores siempre que sea necesario en lugar de depender de entidades externas,
que con frecuencia son empresas extranjeras. La gran mayoría del software libre
es gratuito, lo que reduce los costes generados por el pago de licencias.
Además, las modificaciones o adaptaciones de programas pueden ser realizadas
por personal propio o contratado a empresas de la industria local del software,
de modo que el dinero invertido en el trabajo no acabe en otros países.
En una organización pública puede ser
interesante disponer de distintos tipos de distribuciones según el público al
que vayan dirigidas como, Administradores de sistemas, Personal
interno de la organización y/o Ciudadanos; y la
función que vayan a cumplir como, Sistemas servidores de propósito general, Sistema
servidores especializados y Sistemas de usuario final o de escritorio.
Una vez identificado el tipo de público al
que va dirigida una distribución y la función que va a desempeñar, se puede
optar por emplear una distribución ya existente tal cual está o adaptarla para
generar una versión propia.
En principio, para implantar y utilizar una
distribución, la Administración tendrá que disponer de infraestructura para
proporcionar servicios relacionados con ella. Estos servicios serán, a
grandes rasgos:
·
Formación para usuarios y administradores.
·
Servicio de soporte ante problemas para el
personal propio.
· Mantenimiento
de los equipos y la distribución, incluyendo servicios de administración y
actualización remota de equipos de escritorio y servidores especializados.
Características
de los Paquetes Administrativos.
·
Una aplicación integral para controlar la empresa.
·
Análisis de información gerencial que le permite ver
información actual e histórica de forma rápida y desde múltiples ángulos y
configuraciones.
·
Pueden armar e imprimir reportes para el
control departamental
·
Control estricto de inventario y surtido de
órdenes.
·
Determinación de mercancía adquirida, Separación de
mercancía, Ordenes de carga, Manejo de direcciones de embarque diferentes a la
de facturación, Transferencias controladas, Devoluciones de mercancía y notas
de crédito, Reporte de inventarios incluyendo existencias, separaciones,
disponibles, entre otras informaciones.
·
Sistema de adquisiciones completo, para
productos y servicios.
·
Elaboración automatizada de contabilidad
administrativa.
·
Bitácora de actividades por usuario y sistema
para auditoría interna.
·
Base de datos y sistema resistente ante
cualquier corrupción.
·
Instalación del sistema enfocado al éxito de
la implementación.
En
Venezuela los sistemas administrativos y contables privados más utilizados y
aplicados en la actualidad son:
Saint Contable.
El Sistema Administrativo Interdependiente es un programa
de aplicaciones administrativas diseñado para ayudar a la gerencia en el
proceso de toma de decisiones en la empresa usando métodos cuantitativos. Es un
sistema que puede ser operado por varios usuarios al mismo tiempo en redes de
hasta 999 estaciones y actualiza los archivos de datos en forma inmediata. Posee
un módulo administrativo en donde se concentran todos los procesos rutinarios
de cuentas por cobrar, cuentas por pagar, manejo de inventarios, clientes,
proveedores, vendedores, tarjetas de crédito, servicios, servidores y análisis
de ésta información a través de numerosos reportes ya configurados para
facilitar su manejo. También cuenta con un módulo de compra y de venta.
Profit Plus.
Representa una era nueva
en sistemas de integración de información, ya que es uno de los pocos sistemas
empresariales diseñados y construidos para operar bajo ambiente Windows. Este
diseño proporciona a los usuarios la máxima flexibilidad, eficiencia,
confiabilidad y desempeño. Se utiliza para: Maximiza el uso de la interface
Gráfica de Windows. Simplifica el registro de datos. Permite consultas y
reportes gerenciales. Se ahorra tiempo e incrementa su productividad al tener
la posibilidad de activar simultáneamente múltiples aplicaciones del Sistema de
gestión empresarial Profit Plus desde su pantalla. También se pueden transferir
los datos libremente a través de ellas. Permite utilizar las funciones de
edición como copiar, cortar y pegar.
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